外交函件是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外交代表之間進(jìn)行外事交涉的來(lái)往信函。

外交函件用于交流雙方的觀點(diǎn)、意見(jiàn)，協(xié)商與聯(lián)系解決問(wèn)題。

根據(jù)通信者雙方的身份及通信內(nèi)容的重要程度，分正式函件和便函。

正式函件用于國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外交部長(zhǎng)、大使、代辦等有全權(quán)代表身份者交涉重要事項(xiàng)，如邀請(qǐng)、應(yīng)邀、致謝、建議、表態(tài)、吊唁、慰問(wèn)等，是莊重的外交信件，一般機(jī)密性較高。文首寫明國(guó)名或首都名、受函者職銜、姓名、尊稱，文尾寫致敬語(yǔ)、發(fā)函者職銜、親筆署名、發(fā)函年月日與地點(diǎn)，以示鄭重。

便函用于事務(wù)性內(nèi)容，如一般的祝賀、吊唁、饋贈(zèng)、邀請(qǐng)進(jìn)餐或觀看演出、借還物品等。格式比較隨便。外交函件有時(shí)也用于國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和地方政府領(lǐng)導(dǎo)人致他國(guó)相應(yīng)機(jī)構(gòu)和人士交涉事務(wù)。

外交電報(bào)是一國(guó)的領(lǐng)導(dǎo)人、外交機(jī)關(guān)及其派出機(jī)構(gòu)或代表發(fā)給他國(guó)或國(guó)際組織和代表的公務(wù)電報(bào)。

外交電報(bào)是一種常用的快速通訊的外交文書，其內(nèi)容與用法同外交函件相似，有邀請(qǐng)電、賀電、唁電、慰問(wèn)電、感謝電等。電文簡(jiǎn)短，文字精煉。

外交電報(bào)按發(fā)電者形式可分為單發(fā)與聯(lián)發(fā)兩種：

單發(fā)電報(bào)系由單一組織或個(gè)人名義拍發(fā)的電報(bào)。

聯(lián)發(fā)電報(bào)系由兩個(gè)或兩個(gè)以上組織或個(gè)人名義聯(lián)名發(fā)出的電報(bào)。按內(nèi)容及保密要求可分為密電和明電。傳遞方式有通過(guò)電訊號(hào)傳輸文字內(nèi)容的電報(bào),有直接傳送文件 圖表和照片的傳真電報(bào)。