商務(wù)信函的要求
一 完整
在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務(wù)必使書信的基本內(nèi)容“按部就班” 、完整無缺。
例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應(yīng)準(zhǔn)確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。
在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發(fā)信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達(dá)，或是因故被退還時不至于丟失。
二 清楚
書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：
（１）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。
（２）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。
（３）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍(lán)等色彩的墨水也最好別用。
（４）在書信里敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務(wù)信函要特別注意的一點。
三 簡潔
寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應(yīng)當(dāng)“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無休無止。
當(dāng)然應(yīng)當(dāng)避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。
四 正確
在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。
在信中，杜絕出現(xiàn)錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。
在書寫收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱時，不允許出現(xiàn)任何差錯。
書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人” 、“愛妻” 、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現(xiàn)的。
五 禮貌
寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。
例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應(yīng)依禮致意。在信文后段，還應(yīng)使用規(guī)范的祝福語，等等。
商務(wù)信函的格式
商務(wù)信函主要是為開展業(yè)務(wù)而用的，其格式與一般書信有所區(qū)別，主要有：
一 稱謂
商務(wù)信函的稱謂應(yīng)鄭重，私人信函中過分親昵的稱呼在這里是不適用的。
對于相對熟識的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對于一般熟識的則可以稱其職務(wù)。這里的“熟識”可以是僅指通信聯(lián)系而從未謀面的情形。西
方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的” ，我國習(xí)慣上加“尊敬的”一類詞。
商務(wù)信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”（或“小姐”） ，且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務(wù)相稱，如“經(jīng)理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關(guān)人士臺鑒” ，“有關(guān)人士”就可能覺得與己無關(guān)而擱置一邊。當(dāng)然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯(lián)系的人的姓名，要更好一些。
二 結(jié)尾
結(jié)尾的落款要求和開頭相對應(yīng)，開頭是哪種關(guān)系程度的稱呼，落款也應(yīng)是相應(yīng)的程度。比如，稱呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ；稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業(yè)、大單位的商務(wù)信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。
三 信箋和信封
一般的企、事業(yè)單位都有自己的專用信箋和信封。對于高規(guī)格的業(yè)務(wù)活動來說，對此兩項也有比較嚴(yán)格的要求。一般來說，信箋、信封都應(yīng)有單位的名稱、徽標(biāo)以及地址、電話，樣式上應(yīng)穩(wěn)重而具有吸引力，質(zhì)地上盡可能優(yōu)良，印刷上盡可能優(yōu)美，借以表明單位的實力和形象。
附英文商務(wù)信函范文一則
２０ May ２００３（Date Line 日期）
Kee & Co ．， Ltd
３４ Regent Street
London ， UK（Inside Address 收信人地址）
Dear Sirs ：（Salutation 稱呼）
    We have obtained your name and address from Dee & Co ． Ltd ， and we
are writing to enquire whether you would be willing to establish business re-
lations with us ．
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                                      Yours faithfully（Complimentary Close 客套結(jié)束語）
                                                           Tony Smith（Signature Block 簽名欄）

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